Stefan Herzog
Freiberuflicher IT-Projektmanager und Berater

Transformationsprojekt SAP IS-U zu SAP S/4HANA Utilities

Der Support für SAP R/3 bzw. SAP ECC ist bis zum Ende des Jahres 2027 durch SAP sichergestellt. Bis Ende 2030 ist gegen einen Aufpreis eine s.g. Extended-Maintenance möglich. Diese Ausgangssituation gilt es nun aus unternehmerischer Sicht strategisch zu beleuchten und ein anstehendes Transformationsprojekt vorzubereiten, durchzuführen und mit der entstehenden System- und Softwarelösung operativ zu nutzen. Den Weg dorthin kann man in mehrere Phasen teilen. Ausgehend von der Entscheidung, bei SAP bleiben zu wollen, hat die SAP ein Vorgehensmodell für die Transition bzw. Transformation erstellt. Die s.g. ACTIVATE-Methode oder auch SAP Activate Methodology for Transition to SAP S/4HANA.

Sinngemäß kann man die DISCOVER und PREPARE Phase als Vorprojekt betrachten, in dem die grundlegenden Leitplanken und Rahmenbedingungen festgelegt werden. Nachfolgend werden im Hauptprojekt die EXPLORE und REALIZE Phase mehrere Male durchlaufen und schließen mit der DEPLOY Phase ab.

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Die Phasen zum Vorprojekt

DISCOVER Phase - Dauer 3-6 Monate
Der Zweck dieser ersten Phase ist es, die Funktionalität von S/4HANA Utilities zu verstehen und zu erfahren, wie die Lösung dem Unternehmen Vorteile bringen kann. Ein weiterer wichtiger Meilenstein in dieser Phase ist das Verinnerlichen des Cloud Mindsets, die Definition des Implementierungsumfangs und der Strategie mit einem angemessenen Business Case und die Auswahl des qualifizierten Partners.

Strategische Entscheidungen und Rahmenleitplanken für das Projekt können bereits in dieser Phase durch die Unternehmensführung entschieden werden oder als Prüfauftrag in das Projekt und die nächste Phase gegeben werden. Dies sind u.a.

  • Systemarchitekturen und Cloud-Strategie
  • Restandardisierung und Umgang mit Eigenentwicklung
  • Weiterverwendung von Umsystemen
  • FIORI-Strategie
  • Transformationsansatz und Datenschnitt

Meilensteine der Phase:

  • Strategische und kaufmännische Entscheidungen für die Fortsetzung sind getroffen
  • Implementierungsumfang und -strategie sind festgelegt
  • Offene Themen/Spezifika sind bekannt
  • Projektteam für PREPARE Phase ist benannt
  • Externe Dienstleister sind eingebunden und beauftragt

 

PREPARE Phase - Dauer 6-9 Monate
Der Zweck der zweiten Phase ist es, eine erste Planung und Vorbereitung für das Projekt vorzunehmen. In dieser Phase wird das Projekt gestartet, die Pläne werden fertiggestellt, das Projektteam wird eingesetzt und die Arbeit in den einzelnen Teilprojekten wird aufgenommen, um das Projekt optimal zu starten.


Meilensteine der Phase:

  • Projektorganisation und -struktur ist aufgesetzt und Verständnis hierzu hergestellt
  • Personen sind zu den Rollen Lenkungskreis, Projektleitung, Teilprojektleitung und Projektmitarbeiter*innen benannt und das Rollenverständnis ist bei den Beteiligten hergestellt
  • Ein erster Projektplan ist erstellt und ein Projektkickoff hat stattgefunden
  • Das Vorgehensmodell zur Umsetzung ist gewählt (agil, Wasserfall oder etwas dazwischen)
  • Arbeitspakete innerhalb der Teilprojekte sind bekannt
  • Fit-to-Standard Workshops sind strukturiert und geplant
  • Zielarchitektur ist vorgegeben und notwendige Projektsysteme (Quell- und Zielsysteme) sind bekannt und deren Bereitstellung geplant
  • Systemdienstleister der Umsysteme sind eingebunden und für Folgephasen beauftragt
  • Umsystemliste ist erstellt und um Entscheidungen zum Verbleib oder Ersatz von Umsystemen vervollständigt
  • Lizenzen sind für Projekt und Betrieb bestellt
  • Rahmenbedingungen für das Betriebsmodell (insbesondere Cloud-Komponenten) sind festgelegt
  • Migrationsstrategie, Transformationsansatz sowie Datenschnitt sind festgelegt
  • Grundlagenschulung für Projektbeteiligte der Phase sind durchgeführt
  • Projektmarketingmaßnahmen sind geplant
  • Einbindungen Wirtschaftsprüfer, Datenschutz und Betriebsrat sind geplant und ggf. bereits erfolgt

 

Die Phasen zum Hauptprojekt

Die EXPLORE und REALIZE Phase werden in Abhängigkeit des Umsetzungsvorgehens mehrere Male wiederholt, bis am Ende der letzte Testphase die Entscheidung für den GoLive getroffen wird. Beispielsweise kann dies in Form von Sprints und Waves agil erfolgen. Ebenfalls denkbar ist eine reine Planung nach Testphasen.


EXPLORE Phase - Dauer in Abhängigkeit des gewählten Umsetzungsvorgehen zusammen mit der REALIZE Phase 9-15 Monate
Der Zweck der EXPLORE-Phase ist die Durchführung einer Fit-to-Standard-Analyse, um die im Projektumfang enthaltene Lösungsfunktionalität zu validieren und zu bestätigen, dass die Geschäftsanforderungen erfüllt werden können. Konfigurationsdetails und Delta-Anforderungen werden dem Backlog zur Verwendung in der nächsten Phase hinzugefügt.


Meilensteine der Phase:

  • Einbindungen Wirtschaftsprüfer, Datenschutz und Betriebsrat sind erfolgt
  • Abweichungen zum Standard sind identifiziert und spezifiziert
  • Fachliche und technische Anforderungen zu Prozessausprägungen im Zielsystem sind beschrieben
  • Migrationskonzept ist erstellt, Migrationsphasen sind geplant und die Phasenziele sind bekannt
  • Testkonzept ist erstellt, Testphasen sind geplant und Phasenziele sind bekannt
  • Vorgehen und Tool für Testdurchführung und -dokumentation sind festgelegt
  • Schulungsbedarfsanalyse ist durchgeführt, Schulungskonzept ist erstellt und Schulungen sind geplant
  • Projektmarketing für Projektteam und Gesamtorganisation ist etabliert

REALIZE Phase - Dauer in Abhängigkeit des gewählten Umsetzungsvorgehen zusammen mit der REALIZE Phase 9-15 Monate
Der Zweck der REALIZE-Phase besteht darin, alle in der EXPLORE-Phase erstellten und abgezeichneten Pläne auszuführen. Die Lösung wird entsprechend dem zuvor gesammelten und genehmigten Backlog konfiguriert. Die Benutzer werden auf die Umstellung vorbereitet, die Endbenutzerschulung wird vorbereitet und durchgeführt. Die Produktivumgebung wird für die Umstellung vorbereitet. Eine Generalprobe der Produktivsetzung wurde durchgeführt


Meilensteine der Phase:

  • Gesamtlösung ist konfiguriert, implementiert und integriert
  • Abnahme der Lösung und Freigabe zur Produktivsetzung ist durch die einzelnen Teilprojektleitungen erteilt
  • Testphasen und Generalprobe sind abgeschlossen
  • Drittdienstleister sind über Produktivsetzung informiert und Verfügbarkeit abgestimmt
  • Produktivmigration ist vorbereitet
  • Akzeptanztests für Produktivsetzung sind festgelegt
  • Cutover-Plan ist vervollständigt und für die Produktivsetzung finalisiert
  • Schulungen sind durchgeführt und Schulungsunterlagen und Produktdokumentationen sind erstellt
  • Projektmarketing für Projektteam und Gesamtorganisation hat regelmäßig stattgefunden
  • Projektteam und Gesamtorganisation sind über Produktivsetzung informiert

DEPLOY Phase - Die Dauer erstreckt sich über mehrere Tage
Der Zweck der DEPLOY-Phase ist die Umstellung auf das Produktionssystem. Nach der Bestätigung der organisatorischen Bereitschaft werden das Geschäft und der Betrieb auf das neue System umgestellt. Die Tätigkeiten werden hierbei gemäß Cutover-Plan durchgeführt.


Meilensteine der Phase:

  • Akzeptanztest sind abgeschlossen und Freigabe aus TP-Sicht ist erteilt
  • Produktivmigration ist abgeschlossen und Migrationsergebnisse und -statistiken sind erhoben
  • Freigabe aus Sicht des Teilprojekts Migration ist erteilt
  • Akzeptanztest sind abgeschlossen und Freigaben aus Sicht der Teilprojekte sind erteilt
  • Ergebnisdokumentation des Ablaufs des Cutovers ist erstellt
  • Projektteam und Gesamtorganisation sind über das Ergebnis der Produktivsetzung informiert


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